Réponse à un appel d’offres : 7 erreurs éliminatoires

Ne faîtes pas ces erreurs dans vos réponses aux appels d’offres

Vous avez passé des jours à répondre à un appel d’offres, vous avez collecté des documents à droite et à gauche, vous avez calculé et recalculé votre proposition financière pour être le plus compétitif possible, vous avez fait des nocturnes pour peaufiner votre mémoire technique, et quelques jours plus tard, vous recevez une réponse de ce type :

  • Votre candidature est irrégulière
  • Votre offre est inacceptable
  • Votre offre n’est pas conforme
  • Votre candidature est irrecevable
  • Votre offre est inappropriée

Vous êtes dégoûté de ne pas avoir été retenu mais ce que je vais vous dire est encore pire, non seulement vous n’avez pas été retenu, mais en plus, il est fort probable que votre mémoire technique n’ait même pas été lu ou qu’il n’ait pas été noté.

Pourquoi ?

Tout simplement car certaines erreurs conduisent à l’élimination d’office.

Dans cette vidéo, je vous présente 7 erreurs ELIMINATOIRES dans la compétition d’un appel d’offres public.

Et à la fin de la vidéo, je vous présenterai une 8ème erreur que font de très nombreuses entreprises débutantes mais aussi des plus expérimentées.

Cette erreur peut réduire à néant vos chances de succès alors qu’elle peut être évitée en moins d’une seconde.

Avant de commencer, sachez que je vous ai préparé cette synthèse qui liste les 7 erreurs éliminatoires que je vous présente aujourd’hui mais également d’autres erreurs tout aussi néfastes.

Il vous suffit de cliquer sur ce lien pour la recevoir dans votre boîte email dans quelques minutes.

ERREUR N°1 : Dépasser l’heure limite

Dans la très grande majorité des procédures de marché public, il y a un jour et une heure limite pour déposer votre dossier de réponse.

Si vous n’envoyez pas votre dossier avant ce jour et cette heure limite, votre candidature sera éliminée sans discussion possible. Cette heure doit donc absolument être respectée.

Comment ça se passe concrètement ?

Aujourd’hui, avec la dématérialisation, une fois l’heure passée, vous n’avez tout simplement pas la possibilité technique de déposer votre candidature.

Soit parce vous n’avez plus du tout accès à la consultation, soit parce que vous ne disposez plus de la faculté technique de déposer un pli.

Il faut donc éviter d’attendre la dernière minute pour répondre.

Car vous pouvez rencontrer des problèmes techniques sur le profil d’acheteur, le dépôt de votre offre peut vous prendre plus de temps que prévu, vous pouvez rencontrer une difficulté avec votre ordinateur ou avoir besoin de mettre à jour un logiciel…

Ces problèmes de dernière minute peuvent tout de suite prendre une ou deux heures et vous faire dépasser l’heure limite.

Dans certains cas, assez particuliers, vous pouvez encore envoyer votre dossier par voie postale ou le remettre en main propre.

Si l’acheteur a autorisé ce type de transmission, il va enregistrer les dossiers par ordre d’arrivée, et il éliminera d’emblée les plis arrivés hors délais.

Faîtes très attention car ce n’est pas la date d’envoi qui compte mais bien la date de réception par l’acheteur.

Si la Poste, Chronopost, DHL ou tout autre coursier rencontre un problème de livraison, votre candidature sera éliminée.

Et vous ne pourrez pas vous retourner contre votre prestataire car leurs conditions générales excluent tout simplement que leurs services soient utilisés pour les réponses à des appels d’offres ou les délais annoncés peuvent ne pas être contractuels.

Pour éviter ces désagréments, le maître mot, c’est l’anticipation : n’attendez pas la dernière minute pour envoyer votre réponse.

Ce serait dommage d’avoir passé des heures et des jours à préparer votre dossier et être bêtement éliminé pour quelques minutes de retard.

ERREUR N°2 : Oublier des pièces

Les documents à transmettre lors d’une réponse à un marché public sont listés dans l’avis de publicité, dans la lettre ou l’email de consultation quand il n’y a pas d’avis de publicité, mais la plupart du temps, vous les trouvez dans le règlement de consultation.

Si vous oubliez de fournir un des documents demandés, l’acheteur peut vous éliminer au seul motif que votre dossier est incomplet. C’est ce qu’on appelle une candidature ou une offre irrégulière.

S’il le souhaite, l’acheteur peut cependant vous autoriser à compléter votre dossier mais gardez à l’esprit que ce n’est qu’une faculté qui lui est donnée, il n’en a absolument pas l’obligation.

Soyez donc particulièrement vigilant dans la constitution de votre dossier et n’oubliez pas un seul des documents demandés.

ERREUR N°3 : Ne pas respecter le formalisme demandé

En plus de la liste des pièces à fournir, le règlement de consultation peut imposer un certain formalisme. L’acheteur peut demander de respecter une trame bien spécifique pour votre mémoire technique ou de remplir un cadre de réponse formaté.

Concernant votre offre financière, il peut fournir un cadre de décomposition des prix ou un bordereau de prix unitaires que vous devez renseigner. Respectez donc le formalisme imposé.

Si une visite des lieux est obligatoire, rendez-vous sur place.

S’il vous demande de signer tel ou tel document, signez-le.

Si une signature électronique est exigée, ne scannez pas votre signature manuscrite, utilisez un certificat de signature électronique valide.

Je vous conseille donc de ne surtout pas vous écarter des consignes que l’acheteur vous donne et de ne pas modifier les documents-types qu’il vous fournit car vous risquez là encore l’élimination directe.

Comme pour l’erreur précédente, il peut vous proposer de régulariser votre offre mais cela dépendra de son bon vouloir et il vaut mieux éviter de jouer avec le feu.

ERREUR N°4 : Ne pas disposer des capacités suffisantes

Avant de décider de candidater, vous devez déterminer si vous disposez des capacités suffisantes. Si ce n’est pas le cas, vous serez là encore éliminé.

Ces capacités peuvent être financières : l’acheteur vérifie que vous avez suffisamment de surface financière pour réaliser le marché sans difficulté.

Pour cela, il compare généralement votre chiffre d’affaire annuel moyen des 3 dernières années avec le montant du marché.

Si votre entreprise vient d’être créée, prévoyez une ligne de trésorerie suffisante pour faire face aux premières dépenses dans l’attente du versement des premiers acomptes. Un justificatif de votre banque pourra être exigé.

Si vous êtes en micro-entreprise et que vous candidatez seul, ne partez pas à l’assaut d’un marché de 100 ou 200 000 €

Si votre chiffre d’affaires moyen est de 200 000 €, ne candidatez pas à un marché estimé à 1 000 000 €.

Ces capacités peuvent également être techniques ou professionnelles.

Pour les vérifier, l’acheteur va, par exemple, vérifier que vous disposez des équipements et matériels nécessaires à la réalisation du marché, que vous disposez d’effectifs suffisants, que vous avez déjà réalisé des travaux similaires et que ceux-ci ont été exécutés dans les règles de l’art ou alors que vous disposez d’une certification.

Bref, retenez que vous devez répondre à des marchés qui sont adaptés aux moyens et capacités de votre entreprise et que si ce n’est pas le cas, vous serez éliminé.

ERREUR N°5 : Candidater alors que vous n’avez pas le droit

Il existe un principe fondamental dans les marchés publics, c’est l’égalité de traitement. Cela signifie que toutes les personnes qui répondent à un appel d’offres doivent être traitées de la même façon.

De l’auto-entrepreneur à la multinationale en passant par l’association ou l’entreprise d’insertion.

Mais il existe des exceptions à ce principe et elles sont fixées par la loi.

Votre situation personnelle ou celle de votre entreprise peut vous INTERDIRE de répondre à un marché public, ça ne sert donc à rien de passer du temps à rédiger une réponse si vous n’avez pas le DROIT de candidater. Voici quelques exemples d’exclusion.

Vous n’avez pas le droit de candidater si vous n’êtes pas à jour de vos obligations fiscales et sociales.

Vous n’avez pas le droit de candidater si vous êtes en liquidation judiciaire ou en faillite personnelle.

Vous n’avez pas le droit de candidater si votre entreprise est en redressement judiciaire et que vous ne disposez pas de la garantie de poursuivre vos activités pendant la durée prévisible d’exécution du marché.

Vous n’avez pas le droit de candidater si vous avez commis des infractions au code du travail : travail dissimulé, prêt de main d’œuvre illicite ou discrimination de salarié.

Vous n’avez pas le droit de candidater si vous êtes condamné à une peine d’exclusion de marché.

Vous n’avez pas le droit de candidater si une des personnes ayant le pouvoir de représenter votre entreprise a fait l’objet d’une condamnation pénale dans les cinq dernières années pour association de malfaiteurs, corruption, trafic d’influence, escroquerie, abus de confiance, faux et usage de faux, trafic de stupéfiants, traite d’êtres humains.

Je ne donne pas plus de détails sur les types d’infractions répréhensibles, ce qu’il faut retenir, c’est que si vous avez eu affaire avec les tribunaux sur les dernières années, il est probable que vous n’ayez pas le droit de candidater à un marché public.

Alors, avant de passer du temps à répondre à un appel d’offres, vérifiez que votre situation personnelle ou celle de votre entreprise vous y autorise.

ERREUR N°6 : Ne pas respecter le cahier des charges

Le cahier des charges correspond à la description du besoin de l’acheteur, il peut être plus ou moins précis et vous devez absolument le respecter lorsque vous présentez votre offre. Si vous ne le faîtes pas, votre offre sera qualifiée d’inappropriée et vous serez éliminé.

Mais il arrive que des variantes soient autorisées. Cela signifie que vous avez le droit de présenter une solution ou des moyens différents que ceux qui ont été fixés par l’acheteur dans le cahier des charges.

Dans cette hypothèse, l’acheteur devrait avoir défini, je dis bien devrais, car il ne le fait pas tout le temps, l’acheteur devrait donc avoir défini les exigences minimales que votre offre doit respecter.

Soyez donc attentifs au cahier des charges rédigé par l’acheteur lorsque vous rédigez votre mémoire technique et ne vous en écartez qu’à la condition que les variantes soient autorisées et que vous respectiez les exigences minimales imposées par l’acheteur.

ERREUR N°7 : Présenter une offre trop chère ou trop basse

Si vous souhaitez absolument remporter un marché public pour, par exemple, disposer d’une référence prestigieuse ou tout simplement obtenir vos premières références, vous pourriez être tenté de proposer un prix très bas, très agressif.

Soyez prudent avec cette tactique car l’acheteur pourrait vous éliminer au motif que votre offre serait jugée anormalement basse, c’est-à-dire que son prix serait trop faible au regard de votre proposition technique ou de ce qui est demandé dans le cahier des charges.

Votre offre serait alors considérée comme déloyale et risquerait de nuire à la bonne exécution du marché public.

Mais l’acheteur n’a pas le droit de vous éliminer sur une simple suspicion.

Avant de le faire, il doit vous demander par écrit des explications sur les motifs d’un prix si bas.

Et c’est seulement, s’il juge que vos arguments ne sont pas recevables qu’il doit vous éliminer.

A l’opposé, vous pouvez également être éliminé si votre offre est trop chère et que l’acheteur ne peut pas financer votre prestation en raison d’un budget insuffisant.

Votre offre est alors qualifiée d’inacceptable et doit être éliminée sans même que l’acheteur n’ait lu votre mémoire technique.

Il existe tout de même une exception à ce principe : si une négociation a été prévue et que la négociation vous amène à proposer un prix qui entre dans le budget de l’acheteur, votre mémoire technique peut alors être examiné et votre offre notée.

L’erreur bête

Je vous ai annoncé en début de vidéo qu’énormément d’entreprises commettaient une erreur qui peut conduire à une élimination directe alors qu’elle est très facilement évitable.

Alors quelle-est cette erreur ?

La plupart du temps, vous utilisez le formulaire DC1 pour présenter votre candidature.

Dans ce formulaire, il y a une partie dédiée aux interdictions de soumissionner, c’est la partie F1. J’ai listé certaines de ces interdictions dans l’erreur n°5, je n’y reviens pas.

Mais là où vous devez être particulièrement attentif, c’est que pour attester que vous ne vous trouvez pas dans un des cas mentionné à l’erreur n°5, vous devez absolument cocher cette minuscule case.

Vous n’imaginez pas combien d’entreprises oublient de la cocher alors qu’elles se trouvent dans une situation tout à fait régulière.

Si vous ne le faîte pas, l’acheteur public doit vous éliminer.

Comme c’est une erreur récurrente, peut-être vous demandera-t-il de vérifier ce point.

Peut-être vous laissera-t-il la possibilité de corriger votre erreur. Mais, il n’en a pas l’obligation, là encore, ce n’est qu’une faculté qui lui est offerte.

Si vous êtes dans un secteur très concurrentiel et que l’acheteur a reçu beaucoup de candidatures, il ne voudra peut-être pas demander aux candidats de régulariser leurs dossiers et il risque d’éliminer tous ceux qui se trouvent en dehors des clous, et ne pas cocher cette case, c’est être en dehors des clous.

Pour vous éviter de commettre l’une des erreurs que je viens de citer, j’ai créé cette synthèse.

Elle contient également une liste d’autres erreurs dont je ne parle pas dans cette vidéo mais qui peuvent tout autant ruiner vos chances de réussite.

Cliquez sur ce lien pour découvrir ces autres erreurs à ne pas commettre.

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