[TUTO] marches-publics.gouv.fr : Recherches et alertes

Comment faire une recherche avancée et mettre en place une alerte sur PLACE, la plateforme des achats de l’Etat.

Je vais notamment vous apprendre comment recevoir quotidiennement des emails comme celui-ci qui recense 8 marchés publics pour les platriers peintres.
Ne vous inquiétez pas, si vous êtes vidéaste, maçon ou formateur, ça marchera aussi pour vous.
Je vous présente également les fonctionnalités de PLACE qu’on n’a pas vu dans le premier tuto.
Pour commencer ce deuxième tuto, je rappelle que vous devez avoir créé un compte et être connecté pour voir tous les onglets du menu principal.
Intéressons-nous à l’onglet Annonces que nous n’avions pas détaillé dans le premier tuto. C’est l’onglet essentiel pour faire des recherches avancées et pour paramétrer des alertes.
Cet onglet est composé de 5 sous-parties :
une première sous-partie Consultations en cours
une deuxième sous-partie pour les alertes et les recherches sauvegardées, c’est celle qui est la plus importante
et enfin trois autres sous-parties « Autres annonces », « Données essentielles des marchés conclus » et « Enchères » qu’on balaiera rapidement car peu intéressantes à la date où je réalise cette vidéo.
Tout d’abord, vous pouvez faire une recherche rapide par mot-clef. Par exemple si je saisis le mot peinture, on obtiendra l’intégralité des procédures de marchés en cours comportant le mot peinture.
Cette fonctionnalité est identique à celle qu’on a sur la page d’accueil sauf qu’on n’a pas la possibilité de faire une recherche géographique comme sur la page d’accueil. Pas très intéressant donc.
Ensuite, on a peut voir l’intégralité des consultations disponibles sur PLACE à un instant t, ce qui n’a également pas d’intérêt
Puis on a le menu « Recherche avancée » qui est beaucoup plus utile mais je m’attarderai dessus tout à l’heure.
Le menu « Recherche d’une procédure restreinte » est particulier car il est utilisé pour certaines procédures très spécifiques, par exemple un appel d’offres restreint ou un marché négocié. Dans ce cas, vous aurez eu un contact préalable avec l’entité publique qui vous fournira une référence et un code d’accès pour accéder à la consultation. N’y auront accès que les entreprises disposant de la référence et du code d’accès.
« Mes alertes et recherches sauvegardées » découle directement du menu « Recherche avancée », on y reviendra donc aussi tout à l’heure.
Dans la partie « Autres annonces », vous avez la possibilité de consulter des annonces d’informations, ce sont essentiellement des PROJETS d’achat. Il faut savoir que certains services de l’État ou certains établissements publics communiquent sur la programmation de leurs achats pour l’année en cours ou les années à venir.
Par exemple ici sur la première ligne, vous avez la programmation des achats mutualisés de l’état en région grand-est pour la période 2019-2022.
On y trouve la liste de tous les projets de marchés et leur calendrier prévisionnel. Ca pourrait être un bon outil de veille mais vu le peu d’annonces publiées, je ne pense pas que ça vaille le coup d’y passer beaucoup de temps.
Ensuite, on a les annonces d’attribution mais cette fonctionnalité est également peu utilisée par les acheteurs de l’Etat puisqu’on en trouve qu’une grosse centaine depuis 2018, ce qui est très peu à l’échelle de la France entière. En plus, très peu d’annonces comportent les noms des entreprises ayant remporté les appels d’offres. C’est dommage car ça serait vraiment utile pour faire de la veille concurrentielle.
Le menu « Recherche avancée » permet de rechercher de manière un peu plus précise parmi les annonces d’informations, les annonces d’attribution et les projets d’achats mais vous n’y trouverez pas plus d’informations qu’avec les deux menus précédents.
A défaut de pouvoir utiliser les annonces d’attribution, la partie « Données essentielles » pourrait être intéressante pour faire de la veille concurrentielle puisque les acheteurs publics ont l’obligation de publier sur leur profil d’acheteur la liste des marchés attribués depuis octobre 2018 et notamment les noms des attributaires.
Mais à la date de cette vidéo, cela renvoie vers un moteur de recherche hébergé sur chorus-pro.gouv.fr dont l’utilisation des critères de recherche est assez difficile et pour lequel seules 10 pages de résultats s’affichent au maximum. Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité, je vous conseille de saisir quelques lettres dans le champ raison sociale de l’acheteur et de chercher l’acheteur dans la liste proposée. Attention aux accents : par exemple, si vous tapez rhone sans accent
Vous n’aurez pas les mêmes résultats que rhône avec l’accent circonflexe. Je choisis la préfecture du rhône. Je saisis une date de début de publication : 1er octobre 2018 par exemple, date de l’obligation de publier ces données sur le profil d’acheteur puis je lance la recherche
Et on obtient 5 pages de résultats dont beaucoup concernent le même marché public, on le voit notamment grâce à la date de notification identique ici. Vous pouvez consulter les informations du marché en cliquant sur la loupe à droite
En résumé concernant cette fonctionnalité, vous pouvez y trouver des informations intéressantes pour de la veille mais pour ça, il vous faudra saisir la raison sociale de l’acheteur public qui vous intéresse, ou le code CPV avec toutes les limites liées à l’utilisation de ce code. Je vous expliquerai un peu plus tard dans cette vidéo ce qu’est un code CPV.
Je reviens maintenant sur la page d’accueil de PLACE et je m’intéresse à la dernière partie de l’onglet « Annonces », il s’agit des enchères. Certaines administrations peuvent utiliser cette technique d’achat des enchères électroniques et comme pour les procédures restreintes, vous devez disposer d’une référence et d’un mot de passe pour y accéder. On ne va donc pas détailler cette fonctionnalité. Sachez cependant que cette technique d’achat est utilisée exclusivement pour les gros marchés publics de fournitures (grosso modo au-dessus de 200 000 euros) et que pour être admis à participer à une enchère, votre candidature doit avoir été sélectionnée au préalable par le processus classique avec avis de publicité, dossier de consultation et sélection des candidatures. L’enchère permettra par la suite de faire varier les aspects quantitatifs de votre offre, et notamment le prix.
Revenons maintenant à la partie « Recherche avancée » des consultations en cours.
Cet écran est le plus important car c’est celui qui permet
d’utiliser plus que les 3 critères de recherche rapide de la page d’accueil
mais aussi et surtout de créer des alertes qui vous permettront de recevoir les marchés publics de votre domaine d’activité dans votre boîte email comme celle que je vous ai présentée en introduction de cette vidéo
Détaillons les différents critères de recherche possibles. Attention, ils se cumulent, soyez donc attentifs au nombre de critères que vous utilisez, plus vous renseignez de champs, plus vous limitez votre recherche et le nombre de résultats que vous êtes susceptible d’obtenir.
Le premier critère mots clés. C’est le même critère que celui présent sur la page d’accueil ou dans le menu de recherche rapide ici
L’intérêt est de pouvoir le cumuler avec d’autres critères afin d’obtenir une liste de marchés la plus personnalisée possible.
Le champ « entité publique » n’a d’intérêt que si vous connaissez déjà la structure publique qui passe le marché, ce qui est rare sauf si vous cherchez un marché en particulier dont vous avez entendu parlé ou pour lequel vous avez vu une annonce sur un site internet comme le BOAMP par exemple
C’est la même chose pour le champ référence, vous ne l’utiliserez que pour une recherche très spécifique. Il ne devra bien entendu pas être utilisé pour créer une alerte.
Le critère « Type d’annonce » n’est pas actif puisque vous êtes dans le menu des annonces des consultations en cours
Le critère « Type de procédure » peut être utilisé mais je vous le déconseille fortement, il y a trop de procédures différentes, et ce ne devrait pas être un critère de choix. Ce n’est pas parce que vous êtes une petite entreprise que vous devez sélectionner, par exemple, la procédure adaptée. Car même si c’est la procédure la plus souvent utilisée pour les petits marchés entre guillemets, vous pouvez tout à fait être intéressé par un seul lot passé avec un autre type de procédure comme par exemple la procédure d’appel d‘offres ouvert
La catégorie principale correspond aux trois grandes catégories possibles de marchés : travaux, fournitures et services.
Ce critère peut être utile pour limiter votre recherche en fonction de votre activité. Personnellement, je ne l’utilise pas car vous n’êtes pas l’abri d’une erreur de rattachement tout simplement parce que la frontière entre les 3 catégories peut être floue dans certains cas particuliers.
Vous avez ensuite tout un volet sur les considérations sociales ou environnementales.
Alors pourquoi cette partie et qu’est-ce que ça signifie ?
Et bien, les acheteurs publics sont invités à intégrer des critères et ou des clauses sociales ou environnementales dans leurs marchés.
Parmi les considérations sociales, on peut par exemple avoir un critère relatif à l’insertion professionnelle des personnes défavorisées, au commerce équitable ou certains marchés peuvent être réservés à des entreprises adaptées, des ESAT, des entreprises d’insertion ou des entreprises de l’économie sociale et solidaire.
Concernant les considérations environnementales, on peut avoir des critères ou des clauses tenant par exemple à la protection de l’environnement ou aux circuits courts.
Par contre, il ne sera pas forcément toujours aisé de faire le lien entre ces champs et les documents des marchés pour identifier précisément les considérations environnementales ou sociales intégrées par les acheteurs.
Si vous faîtes partie d’une de ces catégories de structures, vous pouvez donc renseigner le champ qui vous concerne, cela vous permettra de visualiser les marchés réservés spécifiquement à votre type de structure mais il n’y en a pas des tonnes.
On a le lieu d’exécution, c’est le 3e critère qu’on avait dans la recherche rapide présente sur la page d’accueil. On a donc la même carte que celle qu’on a vue dans la vidéo précédente avec la possibilité de choisir un ou plusieurs départements ou une ou plusieurs régions.
Maintenant le champ « Code CPV ». De quoi s’agit-il ?
C’est une nomenclature qui permet codifier des types de fournitures, de travaux ou de service. C’est une nomenclature européenne applicable de la même manière dans tous les Etats membres
Les acheteurs sont donc censés codifier leurs annonces de marché public au regard de cette nomenclature.
Par exemple, si je vends des produits alimentaires, je tape le mot aliment et j’obtiens tous les codes incluant ce mot. Avec la vue par arborescence, on voit comment ça fonctionne.
Plus on a de chiffres, plus on affine la catégorie. Le premier niveau à 2 chiffres qu’on appelle division englobe le niveau inférieur à 3 chiffres qui lui- même englobe le niveau inférieur à 4 chiffres et ainsi de suite jusqu’au niveau le plus fin, ici, « produits alimentaires d’origine animale ».
Par contre, si vous choisissez ce code CPV et que l’acheteur a saisi le code CPV juste au-dessus « Produits de l’élevage », son marché n’apparaîtra dans votre recherche.
Ce qui rend cette recherche par code CPV complexe et aléatoire, c’est parce que la nomenclature CPV comporte 9454 codes ce qui donne autant de possibilités d’erreurs de classification pour les acheteurs publics. Dans une étude de 2012 commanditée par la Commission européenne, il avait été constaté que 23% des codes CPV utilisés étaient inappropriés, soit parce qu’ils étaient tout simplement erronés (10% des cas) ou parce qu’ils étaient trop généraux ou trop spécifiques.
Il convient donc d’être extrêmement prudent dans l’utilisation de ces codes et d’en connaître les limites.
C’est pour cette raison que je préfère ne pas utiliser les codes CPV dans mes critères de recherche même si à première vue, ça peut paraître intéressant. Je préfère donc recevoir des annonces un peu moins ciblées mais ne pas passer à côté de marchés susceptibles de m’intéresser.
Ensuite, on a la possibilité de mettre un critère de recherche par date,
Soit par rapport à la date limite de remise des plis fixée par l’acheteur, par défaut ce sont les 6 prochains mois qui sont sélectionnés
Soit par rapport à la date de publication du marché, et là ce sont les 6 derniers mois qui sont affichés par défaut
Je vous invite à ne pas toucher ces dates et à laisser les valeurs par défaut.
Une fois que vous avez paramétré vos critères de recherche, vous avez ensuite 2 options
1ère option, vous lancez la recherche et vous aurez la liste de tous les marchés qui correspondent à vos critères de sélection
2ème option, vous sauvegardez la recherche et cela vous permettra de créer une alerte que vous recevrez dans votre boîte email lorsqu’un nouveau marché répondant à vos critères de recherche sera publié sur PLACE.
Afin de gagner du temps, je vous invite à sauvegarder votre recherche avant de la lancer car par la suite vous n’aurez plus accès à ce bouton et vous serez obligé de revenir en arrière.
Je vous montre comment ça marche.
Imaginons que je souhaite être informé des marchés de serrurerie lancés par l’Etat ou ses établissements publics en Normandie,
Je renseigne le mot clé serrurerie
puis je sélectionne la Région Normandie.
Attention selon les navigateurs, le bouton de validation peut être hors cadre.
Je sauvegarde la recherche.
J’ai alors la possibilité de conserver cette recherche sur mon compte en cliquant sur cette case.
Mais aussi de définir la périodicité de mon alerte email.
Donc ici, paramétrez bien votre alerte email pour les recevoir tous les jours, cela vous permettra d’être plus réactif lorsque les délais de réponse sont courts. Vous ne pouvez pas vous permettre de perdre une semaine pour des consultations qui peuvent quelques fois durer 2 ou 3 semaines.
Pour l’option HTML ou texte, c’est à vous de voir le format que vous préférez. Perso, je préfère le format HTML.
Et enfin, j’enregistre l’alerte.
A partir de maintenant, Je recevrai donc des emails dès qu’un marché répondant à mes critères de sélection sera publié.
Un point d’attention, vous ne voyez pas immédiatement votre alerte apparaître dans le menu principal.
Ici, je n’ai qu’une alerte platrerie peinture parce que je l’ai créée préalablement et l’alerte serrurerie n’apparaît pas.
Pour qu’elle apparaisse sur votre compte, il faudra vous déconnecter puis vous reconnecter.
Je vous montre comment se présente un email d’alerte, par exemple, avec mon alerte platrerie peinture qui contient seulement les mots clés : platrerie peinture cloison et plafond sans restriction géographique
Dans cet email, j’ai 8 marchés qui ressortent.
Le premier à Montpellier, le 2ème à Paris à l’assemblée nationale, le 3ème vraisemblablement dans un hôpital breton. D’ailleurs, vous remarquerez pour celui-ci qu’il s’agit d’une relance de procédure pour les lots 4, 13 et 22. Cela signifie que pour ces 3 lots, les marchés ont probablement été infructueux, c’est-à-dire qu’ils n’ont pas pu être attribués lors de la 1ère consultation, soit parce qu’il n’y avait pas de candidat, soit parce qu’aucune candidature ne convenait à l’acheteur.
Puis vous avez les 5 autres annonces à la suite.
Je reviens à PLACE pour vous faire quelques remarques concernant l’utilisation des mots clés dans la recherche avancée.
Par exemple si vous êtes un organisme de formation et que vous proposez des formations en bureautique. Si vous saisissez formation bureautique ici, ça revient à dire à PLACE que vous cherchez le mot clé formation OU le mot clé bureautique et vous allez donc obtenir les marchés qui contiennent l’un ou l’autre de ces mots. Ce qui va vous donner beaucoup de résultats dont une bonne partie ne seront pas pertinents.
Si j’avais voulu être plus restrictif, il aurait fallu que j’écrive « formation bureautique » entre guillemets de façon à préciser à PLACE que je recherche l’expression exacte « formation bureautique »
Mais à l’opposé de l’exemple précédent, vous êtes probablement trop restrictif et vous pouvez passer à côté de certains marchés car ce ne sont pas nécessairement ces termes exacts qui ont été saisis par l’acheteur.
La bonne méthode consiste à faire différents tests pour identifier la combinaison de mots clefs la plus pertinente pour votre activité.
Dans notre exemple : plutôt utiliser les mots clés bureautique excel word office
Et indiquer que je m’intéresse aux seuls marchés de service de façon à écarter les marchés de fournitures de logiciel.
Du coup, la recherche devient plus pertinente
même si on peut toujours avoir quelques annonces qui ne nous intéressent pas.
Vous savez maintenant comment créer une recherche avancée et une alerte.
Examinons maintenant les résultats d’une recherche.
Je reprends la recherche sur les formations en bureautique
et je m’intéresse à celui-là pour l’IGN.
On apprend que c’est un MAPA, ce qui signifie marché à procédure adaptée, c’est une procédure plus souple que celle de l’appel d’offres. Cliquez sur le i qui s’affiche en haut à droite de votre écran si vous souhaitez en savoir plus.
Ce marché a été publié le 30 janvier 2020.
C’est un accord-cadre mono-attributaire. Là encore, cliquez sur le i pour en savoir plus, j’ai fait une vidéo qui explique le fonctionnement des accords-cadres.
Le client sera l’IGN, on a l’information ici et ici.
Et ce marché comporte 7 lots, cela signifie qu’il concerne 7 domaines d’activité différents. En cliquant ici, on se rend compte que les formations en bureautique concernent le lot n°6.
A priori, les formations se dérouleront dans le Val de Marne.
Aucune entreprise n’est inscrite à la bourse à la cotraitance pour cette consultation, j’ai expliqué le principe de cette bourse dans le 1er tuto sur PLACE.
Grâce aux petits bonhommes noirs, ici on peut voir d’un coup d’œil si des entreprises sont inscrites à cette bourse comme dans cet autre marché.
Revenons à celui de l’IGN. L’acheteur a mis en place son DUME. DUME signifie Document unique de marché européen mais je ne vais pas vous expliquer aujourd’hui en quoi ça consiste car cela prendrait trop de temps, retenez simplement que c’est un formulaire qui peut se substituer aux formulaires DC1 et DC2 dont j’ai expliqué les principes dans une autre vidéo.
La date limite de réponse est fixée au 5 mars 2020 à 12h00 précises et pas une minute de plus. Et vous devez obligatoirement répondre sous forme électronique sur cette plateforme mais la signature électronique n’est pas obligatoire.
Enfin, pour obtenir les documents de la consultation et notamment le cahier des charges, il faut cliquer ici : Accéder à la consultation. C’est également à partir de ce bouton que vous pourrez vous inscrire à la bourse à la cotraitance si vous cherchez un partenaire pour ce marché.
Vous pouvez également tester la configuration technique de votre ordinateur avec ce bouton ou ajouter cette consultation à votre panier en cliquant ici. Ce que je fais.
Si vous voulez voir le détail de la consultation, vous cliquez ici
Vous obtiendrez dans cette zone les mêmes informations que sur la page précédente,
puis en dessous,
la bourse à la cotraitance avec le bouton s’inscrire si cela m’intéresse
Et surtout, vous pouvez consulter ou télécharger les pièces du marché,
L’avis de publicité au Bulletin officiel des annonces de marchés publics
le dossier de consultation
ou le dume
En cliquant ici, dossier de consultation, vous accédez aux différents documents de la consultation tels que le cahier des charges ou le règlement de la consultation.
Mais avant,
soit vous vous identifiez à travers un formulaire spécifique de façon à être informé directement dans votre boîte email des éventuelles mises à jour du dossier de consultation ou des réponses apportées aux questions posées par les entreprises. Seul l’acheteur public disposera de cette information.
soit vous décidez de télécharger anonymement le dossier et dans ce cas, vous ne serez pas informé des mises à jour ou des réponses apportées aux questions et l’acheteur public ne saura pas que vous avez téléchargé ce dossier.
Je vous recommande de toujours compléter le formulaire de renseignements sauf si vous êtes seulement en veille et que vous êtes certain de ne pas répondre à cette consultation. Dans ce cas, vous pouvez télécharger anonymement le dossier.
Je ne vous montre pas l’écran suivant puisque c’est seulement un écran dédié au téléchargement des pièces du marché.
Je reviens donc à l’écran précédent
Si une fois que vous avez téléchargé le dossier de consultation, vous avez des questions à poser, vous pouvez le faire à partir de cet onglet Questions.
Pour cela, il faut être connecté sur son compte, avoir coché cette case et avoir renseigné le formulaire de demande de renseignements, vous ne pouvez pas poser de question anonyme.
Puis vous posez votre question ici. Elle est limitée à 250 caractères, vous pouvez donc avoir intérêt à intégrer une pièce jointe avec ce bouton car 250 caractères c’est très peu.
Veillez à ne pas communiquer vos coordonnées au sein même de votre question de façon à maîtriser l’information qui sera communiquée à vos concurrents car votre question et la réponse qui sera apportée par l’acheteur sera transmise à toutes les personnes qui se sont identifiées lors du téléchargement des pièces.
Je reviens à l’écran précédent.
Si le marché vous intéresse et que vous souhaitez répondre à la consultation vous passerez par l’onglet Dépôt mais je ne vais pas détailler la réponse à un marché public aujourd’hui dans ce tuto.
Enfin le dernier onglet messagerie sécurisée permettra à l’acheteur de négocier avec vous s’il le souhaite et si la procédure le permet, il pourra également le faire avec cette messagerie. Vous pourrez également recevoir en ligne la décision de l’acheteur que vous ayez remporté le marché ou non.
Ne vous inquiétez pas, vous ne serez pas obligé de la consulter tous les jours car vous recevrez un email qui vous informera de la réception d’un nouveau message.
On s’intéresse maintenant au menu « mon panier ». Vous allez y retrouver toutes les consultations que vous avez enregistrées dans votre panier. Avec une distinction entre les consultations qui sont en cours et pour lesquelles il vous reste encore du temps pour répondre et les consultations qui sont achevées.
Si je vais voir « toutes les consultations »,
je retrouve la consultation de l’IGN que j’ai enregistrée tout à l’heure.
Ensuite, vous avez des filtres
Vous pouvez vouloir visionner les consultations pour lesquelles vous avez retiré les pièces du marché ou non,
Celles avec ou sans questions posées
Celles avec ou sans dépôt d’une offre de votre part,
Celles avec ou sans message échangé avec l’acheteur
Une petite entreprise n’utilise généralement pas toutes ces fonctionnalités car il est rare qu’elle ait des dizaines de consultations en cours sur une période donnée.
Vous avez également la possibilité de consulter l’historique des consultations que vous avez enregistré dans votre panier et qui sont clôturées.
Vous voyez, j’en ai 14 qui ressortent, que ce soit pour moi ou des clients, elles n’y sont pas toutes car j’en ai supprimé plusieurs de mon historique.
Enfin, vous avez une recherche avancée qui vous permet de définir des critères pour retrouver plus facilement les annonces enregistrées dans votre panier.
Ce sont les mêmes critères que ceux vus en début de vidéo, je ne reviens donc pas dessus.
PLACE est un des principaux profils d’acheteur public. Pour en connaître d’autres, téléchargez mon guide en cliquant sur le lien dans la description.
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