marches-publics.gouv.fr : comment faire une recherche avancée et créer des alertes sur PLACE

Ce tutoriel est la suite directe du premier guide de démarrage sur PLACE. Il suppose que vous avez déjà créé votre compte et que vous êtes connecté. Vous allez apprendre à utiliser la recherche avancée, à paramétrer vos alertes email, à lire les résultats d'une consultation et à télécharger un dossier de consultation correctement.

L'onglet Annonces : le coeur de PLACE

L'onglet Annonces du menu principal est l'espace central pour vos recherches. Il se compose de cinq sous-parties :

• Consultations en cours : la liste de toutes les consultations actives sur PLACE.

• Mes alertes et recherches sauvegardées : la partie la plus importante, détaillée ci-dessous.

• Autres annonces : projets d'achat et annonces d'attribution, peu utilisés en pratique.

• Données essentielles des marchés conclus : utile pour la veille concurrentielle, avec des limites.

• Enchères : fonctionnalité réservée aux grands marchés de fournitures, accessible uniquement sur invitation.

La recherche rapide par mot clé disponible dans cet onglet est identique à celle de la page d'accueil, à ceci près qu'elle ne permet pas de filtrage géographique. Elle n'a donc pas grand intérêt supplémentaire.

La recherche avancée : comment bien paramétrer ses critères

La recherche avancée est accessible depuis l'onglet Annonces, sous-menu Consultations en cours. C'est l'outil le plus puissant de PLACE. Les critères se cumulent : plus vous en renseignez, plus vous restreignez les résultats. Utilisez-en le moins possible pour ne pas passer à côté de marchés pertinents.

Voici les critères disponibles et ce qu'il faut en retenir.

Mots clés

C'est le critère principal. Attention : si vous saisissez plusieurs mots sans guillemets, PLACE cherche les marchés contenant l'un ou l'autre des mots, pas les deux ensemble. Par exemple, "formation bureautique" sans guillemets renvoie tous les marchés contenant soit "formation", soit "bureautique", ce qui génère de nombreux résultats non pertinents.

Pour rechercher une expression exacte, placez-la entre guillemets. Mais attention, vous risquez alors de passer à côté de marchés où l'acheteur a formulé différemment. La bonne méthode consiste à tester plusieurs combinaisons de mots clés pour trouver celle qui donne les résultats les plus pertinents pour votre activité.

Par exemple, pour un organisme de formation en bureautique, une recherche sur les mots clés "bureautique excel word office" combinée au critère "services" sera plus efficace qu'une recherche sur l'expression exacte "formation bureautique".

Entité publique et référence

Ces deux champs ne sont utiles que si vous cherchez un marché précis dont vous connaissez déjà l'acheteur ou la référence. Ne les utilisez pas pour créer une alerte générale.

Type de procédure

Il est fortement déconseillé d'utiliser ce critère. Le type de procédure ne doit pas être un filtre de sélection : même une petite entreprise peut être intéressée par un lot d'un appel d'offres ouvert, qui est techniquement une procédure "formalisée". Limiter votre recherche à la procédure adaptée vous ferait passer à côté d'opportunités.

Catégorie principale

Ce critère correspond aux trois grandes catégories : travaux, fournitures, services. Il peut être utile pour affiner votre recherche, mais utilisez-le avec prudence : la frontière entre ces catégories n'est pas toujours nette, et un acheteur peut avoir classé un marché différemment de ce que vous attendez.

Lieu d'exécution

Vous pouvez filtrer par département ou par région, comme dans la recherche rapide de la page d'accueil. C'est un critère pertinent si votre activité est géographiquement limitée.

Code CPV

Le code CPV est une nomenclature européenne qui codifie les types de fournitures, travaux et services. En théorie, chaque annonce de marché public est associée à un ou plusieurs codes CPV, ce qui permettrait de filtrer précisément par activité.

En pratique, ce critère est risqué. La nomenclature comporte 9 454 codes, ce qui multiplie les risques d'erreur de classification par les acheteurs. Une étude commanditée par la Commission européenne en 2012 a relevé que 23 % des codes CPV utilisés étaient inappropriés. De plus, si vous choisissez un code précis et que l'acheteur a utilisé le code parent ou un code voisin, son marché n'apparaîtra pas dans votre recherche.

Il est donc préférable de ne pas utiliser ce critère et de miser sur des mots clés bien choisis plutôt que de risquer de manquer des marchés pertinents.

Dates

Deux options de filtrage par date sont disponibles : par date limite de remise des offres (6 prochains mois par défaut) ou par date de publication (6 derniers mois par défaut). Laissez ces valeurs par défaut, elles sont adaptées à la grande majorité des cas.

Comment créer une alerte email sur PLACE

C'est la fonctionnalité la plus utile de toute la plateforme. Une alerte bien paramétrée vous permet de recevoir automatiquement dans votre boîte email les nouveaux marchés correspondant à vos critères, dès leur publication.

Point important : sauvegardez votre recherche avant de la lancer. Une fois les résultats affichés, le bouton de sauvegarde n'est plus accessible et vous devrez recommencer.

Voici la marche à suivre.

Étape 1 - Paramétrer vos critères de recherche

Renseignez les critères qui correspondent à votre activité et à votre territoire. Par exemple, pour recevoir les marchés de serrurerie lancés par l'État en Normandie : saisissez "serrurerie" dans le champ mots clés, puis sélectionnez la région Normandie dans le critère géographique.

Étape 2 - Sauvegarder la recherche

Cliquez sur "Sauvegarder la recherche" avant de lancer la recherche. Une fenêtre s'ouvre. Cochez la case pour conserver la recherche sur votre compte, puis paramétrez la périodicité de l'alerte email.

Choisissez une fréquence quotidienne. Certains marchés ont des délais de réponse de deux à trois semaines seulement : recevoir une alerte hebdomadaire vous ferait perdre plusieurs jours précieux.

Pour le format de l'email, choisissez HTML pour une meilleure lisibilité.

Enregistrez l'alerte. Déconnectez-vous puis reconnectez-vous pour la voir apparaître dans votre menu.

À quoi ressemble un email d'alerte

L'email regroupe tous les marchés publiés depuis la dernière alerte qui correspondent à vos critères. Chaque ligne présente l'intitulé du marché, l'acheteur public et quelques informations clés. Certains marchés peuvent être des relances de procédures infructueuses, c'est-à-dire des consultations pour lesquelles aucune offre n'avait pu être retenue lors d'une première tentative.

Lire et exploiter les résultats d'une consultation

Lorsqu'un marché vous intéresse, voici les informations à vérifier et les actions à réaliser dans l'ordre.

Les informations clés d'une annonce

Sur la fiche de chaque consultation, vous trouvez le type de procédure (MAPA, appel d'offres ouvert, etc.), la date de publication, le nom de l'acheteur, le nombre de lots si le marché en comporte plusieurs, le lieu d'exécution, et la date limite de remise des offres avec l'heure précise. Cette date et cette heure sont impératives : aucun retard n'est toléré.

Vous voyez également si une signature électronique est obligatoire pour le dépôt, ce qui n'est pas systématique.

Télécharger le dossier de consultation

Pour accéder aux documents (cahier des charges, règlement de consultation), cliquez sur "Accéder à la consultation" puis sur "Dossier de consultation".

Avant le téléchargement, PLACE vous propose deux options : télécharger en vous identifiant ou télécharger anonymement.

Identifiez-vous toujours si vous envisagez de répondre. Cela vous permet d'être informé automatiquement des mises à jour du dossier et des réponses aux questions posées par les autres candidats. L'acheteur sait que vous avez téléchargé le dossier mais ne peut pas communiquer votre identité aux autres candidats.

Téléchargez anonymement uniquement si vous êtes en phase de veille et que vous n'avez pas l'intention de répondre à cette consultation.

Poser une question à l'acheteur

Si vous avez des questions sur le dossier, utilisez l'onglet "Questions" de la consultation. Vous devez être connecté et avoir téléchargé le dossier en vous identifiant. Les questions sont limitées à 250 caractères : utilisez la fonctionnalité de pièce jointe si vous avez besoin de plus d'espace.

Attention : votre question et la réponse de l'acheteur sont transmises à toutes les entreprises identifiées sur la consultation. Ne communiquez aucune information sur votre stratégie ou vos coordonnées dans le corps de la question.

Ajouter une consultation à votre panier

Le menu "Mon panier" vous permet de retrouver toutes les consultations que vous suivez, avec des filtres pour distinguer celles pour lesquelles vous avez téléchargé le dossier, posé des questions ou déposé une offre. C'est utile pour garder une vue d'ensemble si vous suivez plusieurs consultations en parallèle.

Questions fréquentes sur les recherches et alertes PLACE

Comment recevoir des alertes email sur les marchés publics qui me concernent ?

Sur PLACE (marches-publics.gouv.fr), rendez-vous dans l'onglet Annonces, puis Consultations en cours, puis Recherche avancée. Renseignez vos critères (mots clés, zone géographique, catégorie), puis cliquez sur "Sauvegarder la recherche" avant de lancer la recherche. Vous pouvez ensuite paramétrer une alerte email quotidienne qui vous enverra automatiquement les nouveaux marchés correspondant à vos critères dès leur publication.

Faut-il utiliser les codes CPV pour chercher des marchés publics ?

Non, sauf si vous avez une raison précise de le faire. Les codes CPV sont une nomenclature européenne de 9 454 codes censée classifier chaque marché par type d'activité. En pratique, les acheteurs publics commettent fréquemment des erreurs de classification. Une étude de 2012 commanditée par la Commission européenne a relevé que 23 % des codes utilisés étaient inappropriés. Vous risquez donc de manquer des marchés pertinents si vous filtrez par code CPV. Des mots clés bien choisis donnent généralement de meilleurs résultats.

Vaut-il mieux télécharger un dossier de consultation anonymement ou en s'identifiant ?

Si vous envisagez de répondre au marché, identifiez-vous toujours. Cela vous permet d'être automatiquement informé des modifications du dossier et des réponses de l'acheteur aux questions des candidats, informations qui peuvent être déterminantes pour construire votre offre. Le téléchargement anonyme est réservé à la veille : vous consultez le dossier sans intention de répondre et sans vouloir être suivi par l'acheteur.

Que signifie une relance de procédure dans une annonce de marché public ?

Une relance de procédure indique que le marché a déjà été mis en consultation une première fois mais n'a pas pu être attribué. Cela peut signifier qu'aucune entreprise n'avait répondu ou qu'aucune des offres reçues ne convenait à l'acheteur. Pour vous, c'est une opportunité : l'acheteur a un besoin réel non satisfait et cherche activement une entreprise capable d'y répondre.

À quelle fréquence paramétrer ses alertes email sur PLACE ?

Quotidiennement. Certaines consultations ont des délais de réponse de deux à trois semaines seulement. Recevoir une alerte hebdomadaire signifie perdre jusqu'à sept jours sur un délai déjà court. La fréquence quotidienne vous garantit d'être informé dans les heures suivant la publication et de disposer du maximum de temps pour préparer votre réponse.